Онлайн-запись клиентов прямо из переписки

Лист записи в ОмниЧат — ежедневник команды в виде таблицы. Колонки — ресурсы: мастер, врач, кабинет или оборудование. Строки — время дня. Администратор сразу видит, кто свободен в 15:00, а кто занят до вечера.

• Цвет записи — её статус: «Запланирована», «Подтверждена», «Пришёл», «Не пришёл», «Отменена».
• Затенённое время — мастер не принимает: нерабочие часы, отпуск или встреча в его личном календаре.
• Над колонками — сколько записей за день и сколько ещё ждут подтверждения.
• Значок сообщения на записи — клиента записали из диалога, переписка открывается в одно нажатие.
• Лист ожидания — для тех, кто просит «на следующей неделе после шести», а точное время пока не выбрано.

У каждого ресурса свой график, шаг сетки (15, 30 или 60 минут), период работы и временное закрытие на отпуск или ремонт. Услуги заводятся с длительностью и, если нужно, с ценой. Если за ресурсом закреплён сотрудник кабинета, он получает уведомление о каждой новой записи к нему. Филиалы ведут в одном кабинете: часы и услуги задаются каждому мастеру отдельно. На телефоне мастера показаны кнопками над расписанием.

Из диалога

Клиент пишет «хочу на стрижку в субботу». Администратор открывает панель клиента справа от переписки, в блоке «Запись» нажимает «Записать» и выбирает мастера, услугу и свободное время. Искать карточку не нужно: запись сама связывается с клиентом и перепиской. Если клиент ещё думает, кнопка «Ссылка» положит в поле ввода ссылку на самозапись, а кнопка «Ждёт» добавит его в лист ожидания.

По ссылке

У каждого мастера есть своя ссылка на запись. Её отправляют в любом мессенджере, ставят на сайт или в пост. Для разных мест делают отдельные ссылки, сразу с нужной услугой: «кнопка на сайте», «пост ВКонтакте». В карточке записи потом видно, откуда пришёл клиент. По ссылке клиент видит только свободное время и сам выбирает слот. Имя он вписывает всегда, а телефон — только если ссылку прислали не из переписки с ним.

В боте Telegram и MAX

Если подключён бот Telegram или MAX, клиент записывается в личном кабинете клиента — странице, которая открывается прямо в переписке с ботом. Имя и телефон там не спрашиваются: мессенджер сам сообщает, кто открыл страницу. Для бота можно ограничить, к каким мастерам и на какие услуги разрешена запись, и скрыть цену или длительность, если они зависят от осмотра. Подробнее — мини-приложение в MAX, бот в Telegram и справка «Личный кабинет клиента».

После записи ОмниЧат сам пишет клиенту. Сообщения настраиваются на одной странице «Сообщения клиентам» в «Листе записи», каждое своим переключателем:

1. «Записался» — подтверждение сразу после записи.
2. «Напоминание» — за 2, 3, 6 или 12 часов, за день, за 2 или 3 дня. На одну запись можно поставить до трёх напоминаний, например за день и за 2 часа.
3. «Перенесли запись» — когда время поменяли. Старые напоминания снимаются, новые ставятся на новое время.
4. «Отменили запись» — когда запись отменили.
5. «После визита» — «спасибо» или «спасибо» с просьбой оценить визит.
6. «Не пришёл» — например, с предложением выбрать другое время.

В текст вставляются имя клиента, дата, время, услуга и мастер.

Куда уйдёт сообщение, решает общее правило «Как отправляем». В режиме «Автоматически» первым идёт бот, которому клиент уже писал, за ним WhatsApp по номеру телефона и дальше другие подключённые каналы. Либо закрепите за сообщениями один канал. Ночь закрывает переключатель «Не писать ночью», но на напоминания он не действует: они привязаны ко времени визита и должны прийти вовремя.

Клиент ответил, что придёт? Администратор отмечает в карточке записи «Подтверждена», и в листе сразу видно, кто ещё не подтвердил.

Многие мастера ведут свои дела в Google Календаре, Яндекс Календаре, Календаре Apple или Outlook. Чтобы клиента не записали на время, когда у мастера своя встреча, этот календарь подключается к листу записи по ссылке в формате iCal — кнопка «Мой календарь».

• Время встреч закрывается для записи. Клиент по ссылке и в боте его не увидит, администратор запишет на него только после предупреждения.
• Названия встреч, участники и места не сохраняются: в ОмниЧат попадает только интервал занятости.
• Календарь проверяется раз в 3 минуты.
• Ссылка хранится зашифрованной. Отключили — встречи перестают закрывать время, сам календарь не меняется.

Работает и обратная сторона: мастер подписывается на ленту своих записей и видит их в личном календаре рядом с делами. В ленте только услуга и имя клиента, без телефона и комментария.

Отметка в карточке записи — не формальность. От неё зависит, что произойдёт дальше:

• «Пришёл» — клиенту уходит «спасибо» или просьба оценить визит. Довольных опрос ведёт на Яндекс Карты или 2ГИС, недовольные пишут вам. Подробнее — сбор отзывов.
• «Пришёл» при включённых баллах — клиенту начисляются баллы за визит. Подробнее — программа лояльности.
• «Не пришёл» — уходит ваше сообщение для неявки, а клиент попадает в признак «Не приходили на запись».

По визитам считаются и признаки рассылки «Давно не были» и «Нет будущей записи» — так возвращают тех, кто пропал (рассылки). В карточке клиента видна его история: ближайшая запись, прошлые визиты с исходом, оценки. Руководитель смотрит итоги во вкладке «Клиенты» раздела «Аналитика»: записи по исходу, неявки, визиты по каждому мастеру.

• Лист записи сейчас в бете. Его открывает поддержка ОмниЧат, а затем владелец включает раздел в карточке «Разделы кабинета» — она в «Настройках», на странице «Поведение и сообщения».
• Отдельной платы за запись нет. Вы платите за подключённые каналы: номер мессенджера — 4000 ₽ в месяц, бот — 600 ₽ в месяц, при оплате за год скидка 20 %.
• Права задаёт роль. Мастер может видеть только свои записи, администратор — все. Мастеров, услуги и сообщения клиентам настраивают те, у кого есть доступ к настройкам.
• Чего пока нет. Предоплаты при записи нет. В личном кабинете клиент видит свои будущие записи, но отменить или перенести их сам не может — это делает администратор по его сообщению. Записи хранятся в ОмниЧат и в карточки Битрикс24 и amoCRM не переносятся.
• Для своей системы есть API записи: свободное время и сами записи.