Лист записи

Лист записи — это ежедневник вашей команды. Колонки — мастера, врачи или кабинеты, строки — время дня. Видно, кто когда занят, и клиента можно записать прямо из переписки с ним, не переключаясь в другую программу.

Раздел включают в «Настройках»: раздел «Поведение и сообщения», карточка «Разделы кабинета».

Как устроен экран

Откройте «Лист записи» в меню слева.

Лист записи: колонки мастеров, записи разными цветами по статусу

Вверху — день. Стрелки листают дни, по нажатию на дату открывается календарь, кнопка «Сегодня» возвращает к текущему дню.
«Рабочее время» показывает только часы работы, «Весь день» — сутки целиком.
Колонки — ресурсы. Ресурс — это то, на что записывают: мастер, врач, кабинет, оборудование.
Цвет записи показывает её статус: «Запланирована», «Подтверждена», «Пришёл», «Не пришёл», «Отменена». Подсказка с цветами — над колонками.
Над колонками видно, сколько записей за день и сколько ждут подтверждения.
Значок сообщения на записи означает, что клиента записали из диалога.
Затенённые клетки — время, когда мастер не принимает: нерабочие часы, отпуск или встреча в его личном календаре (см. «Мой календарь»).

На телефоне колонки не помещаются, поэтому мастера показаны кнопками над расписанием. Нажмите на мастера, чтобы увидеть его день.

Если вы работаете в другом часовом поясе, чем ваша компания, вверху появится переключатель: «Кабинет» показывает время компании, «Моё» — ваше.

Горячие клавиши: стрелки влево и вправо — соседний день, T — сегодня, Esc — закрыть карточку записи.

Записать клиента

Нажмите на свободное время в колонке нужного мастера. Или нажмите кнопку «Запись» вверху справа.
В окне «Новая запись» проверьте «Ресурс» — к кому записываете.
Выберите «Услугу». Длительность подставится сама, её можно поменять в поле «Длительность».
Выберите время в сетке свободных слотов.
В поле «Клиент» найдите клиента по имени или телефону. Если его нет в базе, просто впишите имя и телефон.
Если нужно, добавьте «Комментарий».
Нажмите «Записать».

Клиента из базы запись свяжет с его карточкой и перепиской. Тогда ему уйдут подтверждение и напоминания, если они включены (статья «Сообщения клиентам о записи»).

Записать можно и без клиента: например, «Планёрка» или «Выезд». Для этого заполните «Название записи».

Записать можно и на затенённое время — например, если мастер согласился задержаться. Кабинет предупредит, что это вне графика или занято в личном календаре мастера.

Записать клиента из диалога

Удобнее всего записывать прямо из переписки — не нужно искать клиента.

Откройте диалог с клиентом.
В панели клиента справа найдите блок «Запись».
Нажмите «Записать», выберите мастера, услугу и время, нажмите «Записать».

В том же блоке видны будущие и прошлые записи клиента. Там же ещё две кнопки:

«Ссылка» — кладёт в поле ввода ссылку, по которой клиент сам выберет удобное время. Отправьте её как обычное сообщение.
«Ждёт» — добавляет клиента в лист ожидания, если время пока не выбрали.

Блок «Запись» в панели клиента справа от переписки

Карточка записи: перенести, отменить, отметить визит

Нажмите на запись в расписании — справа откроется её карточка. В ней время, мастер, услуга, стоимость, кто создал запись и ссылка «Открыть диалог» с клиентом.

Карточка записи со статусами визита и кнопками «Изменить запись» и «Отменить запись»

Отметить визит. В «Статус визита» нажмите нужное:

«Подтверждена» — клиент подтвердил, что придёт (например, ответил на напоминание);
«Пришёл» — клиент был на приёме;
«Не пришёл» — клиент не явился.

Отмечайте визиты: по отметке «Пришёл» клиенту уходит «спасибо» или просьба оценить визит, по «Не пришёл» — ваше сообщение для неявки, если они включены. По этим отметкам работают и рассылки «Давно не были» и «Не приходили на запись».

Перенести. Нажмите «Изменить запись», выберите новое время или другого мастера и нажмите «Сохранить». Напоминания переставятся на новое время. Если сообщение о переносе включено, клиент его получит.

Отменить. Нажмите «Отменить запись» и подтвердите. Время освободится, напоминания клиенту будут сняты.

Лист ожидания

Кнопка «Ожидание» вверху открывает список клиентов, которых нужно записать, но время ещё не выбрано. Например, клиент просит «на следующей неделе после 18:00».

Добавить клиента можно здесь или кнопкой «Ждёт» в диалоге.
Когда время найдено, нажмите «Записать» у клиента в списке.
«Убрать» — убрать из списка, если запись больше не нужна.

Мастера, услуги и рабочее время

Кнопка «Ресурсы и услуги» вверху страницы. Её видят сотрудники с доступом к настройкам.

Добавить мастера или кабинет — вкладка «Ресурсы»:

Внизу, в «Новый ресурс», впишите «Название» (например, имя врача) и «Подпись» (должность или кабинет).
Выберите «Тип»: сотрудник, помещение или оборудование.
В поле «Сотрудник в ОмниЧат» выберите, кто из сотрудников кабинета это. Тогда он будет получать уведомление о новой записи к нему и сможет подключить свой календарь.
Выберите «Шаг сетки» — через сколько минут можно начинать запись: 15, 30 или 60.
Отметьте «Рабочие дни», укажите «Начало дня» и «Конец дня».
Выберите «Цвет колонки» и нажмите «Добавить ресурс».

Кнопка «Изменить» у ресурса открывает его настройки. Там же:

«Период работы» — с какой даты мастер работает и с какой больше не работает;
«Временное закрытие» — отпуск, больничный, ремонт: укажите даты и нажмите «Закрыть эти дни».

«Отключить» убирает колонку из расписания. Прошлые записи сохранятся.

Добавить услугу — вкладка «Услуги»: «Название», «Длительность» и, если хотите, «Цена, ₽». Записывать можно и без услуг.

Ссылка, по которой клиент записывается сам

Клиент может выбрать время сам — без звонка и переписки.

Ссылка на мастера. В «Ресурсы и услуги», вкладка «Ресурсы», нажмите «Ссылка» у нужного мастера — ссылка скопируется. Отправьте её клиенту или разместите в соцсетях.
Ссылка для конкретного места. На вкладке «Ссылки», в блоке «Новое размещение», выберите мастера, услугу (её клиент уже не выбирает) и придумайте «Название размещения», например «кнопка на сайте» или «пост ВКонтакте». В карточке записи будет видно, по какой ссылке пришёл клиент. Кнопки «Копировать», «Открыть» и «Выключить» — в строке ссылки.
Из диалога — кнопка «Ссылка» в блоке «Запись» (см. выше).

Клиент по ссылке видит только свободное время. Время, занятое записями, вне графика или в личном календаре мастера, ему не показывается. Показывать ли клиенту цену и длительность, настраивается отдельно — статья «Что показывать в записи».

Если у вас есть бот, клиенты могут записываться и в личном кабинете клиента прямо в Telegram или MAX — статья «Личный кабинет клиента».

Подсказки в полях формы

На последнем шаге записи клиент заполняет поля «Ваше имя», «Телефон» и «Комментарий». Пока поле пустое, в нём стоит серая подсказка: что туда написать. Подсказки можно заменить своими. Например, автосервис пишет в поле «Комментарий» «Марка, модель и госномер», а салон — «Длина волос и пожелания».

Нажмите «Ресурсы и услуги» вверху листа записи.
Откройте вкладку «Форма».
Впишите свой текст в нужное поле и нажмите «Сохранить».

Подсказки одни на весь кабинет: они действуют для всех ссылок на запись и для записи в личном кабинете клиента в Telegram и MAX. Пустое поле на вкладке значит, что у клиента стоит подсказка по умолчанию, она видна там серым. Сотрите свой текст и сохраните — вернётся она.

Где какое поле видно:

Ваше имя — по ссылке на запись. В личном кабинете бота имя не спрашиваем: мессенджер его уже сообщил.
Телефон — по ссылке для сайта и соцсетей. Клиенту, которому оператор отправил ссылку из диалога, номер вводить не нужно.
Комментарий — везде, если поле «Комментарий» включено в настройке «Что показывать в записи».

Мой календарь

Многие мастера ведут личный календарь в телефоне: Google, Яндекс или Календарь Apple. Чтобы клиента не записали на время, когда у мастера свои дела, подключите этот календарь к листу записи.

Что произойдёт:

Время встреч из личного календаря закроется для записи. Клиент по ссылке его не увидит, а администратор запишет на него только после предупреждения.
Названия встреч, участники и места не сохраняются и никому не показываются. Мы берём только «занято с … до …».
Календарь проверяется раз в 3 минуты.

Где найти: кнопка «Мой календарь» вверху листа записи. Её видит сотрудник, за которым закреплён ресурс (поле «Сотрудник в ОмниЧат»). Администратор может подключить календарь любому мастеру: откройте «Ресурсы и услуги» и нажмите «Изменить» у мастера — там есть блок «Календарь мастера».

Как подключить:

Сначала возьмите в своём календаре специальную ссылку. Она называется «адрес в формате iCal» — это адрес, по которому ОмниЧат сможет смотреть, когда вы заняты.

Google Календарь — на компьютере откройте настройки нужного календаря, затем «Интеграция календаря». Скопируйте «Закрытый адрес в формате iCal».
Календарь Apple (iCloud) — на Mac или на сайте iCloud.com нажмите «Поделиться календарём», включите «Публичный календарь» и скопируйте ссылку. Календарь, который хранится только на Mac, без iCloud, подключить нельзя.
Яндекс Календарь — в настройках календаря откройте «Экспорт» и скопируйте ссылку в формате iCal.
Outlook — тоже подходит, если в нём есть ссылка на календарь в формате iCal.

Потом подключите её:

В ОмниЧат откройте «Мой календарь».
Вставьте ссылку в поле «Ссылка на календарь в формате iCal».
Нажмите «Подключить календарь».

Подсказка с этими шагами есть и на экране — кнопка «Где взять ссылку».

Эта ссылка — как ключ от вашего календаря: никому её не пересылайте. В ОмниЧат она хранится зашифрованной. Перестали пользоваться — нажмите «Отключить»: встречи больше не будут закрывать время записи, сам календарь не изменится.

Обратно: записи в вашем календаре. Можно сделать и наоборот — чтобы записи из листа появлялись в личном календаре мастера рядом с его делами.

В «Мой календарь», блок «Записи в календаре мастера», нажмите «Получить ссылку для подписки».
В Google Календаре: «Другие календари», затем «+» и «Добавить по URL». Вставьте ссылку. Google обновляет такой календарь сам, раз в несколько часов.
На iPhone или Mac: кнопка «Открыть в Календаре Apple».

В календаре будут видны услуга и имя клиента. Телефон и комментарий не передаются. Если ссылка попала не к тому человеку, нажмите «Новая ссылка» или «Отозвать».

Кто что видит

Что видит сотрудник, задаёт его роль («Настройки», раздел «Роли»): все записи или только свои — к нему как к мастеру и заведённые им самим. Кнопки «Ресурсы и услуги» и «Сообщения клиентам» видны только тем, у кого есть доступ к настройкам.

Частые вопросы

Клиенту не пришло подтверждение. Сообщения о записи включаются отдельно: в «Листе записи» нажмите «Сообщения клиентам». Подробно — статья «Сообщения клиентам о записи».

Как перенести запись на другой день? Откройте запись, нажмите «Изменить запись» и выберите новую дату и время.

Мастер ушёл в отпуск. Откройте «Ресурсы и услуги» и нажмите «Изменить» у мастера. В блоке «Временное закрытие» укажите даты и нажмите «Закрыть эти дни».